O grego tem duas palavras ligadas ao tempo: Kronos e Kairos.
Kronos: significa que o tempo está relacionado apenas com horários, atrasos, prazos e duração de eventos e atividades.
Kairos: relaciona-se com valores e qualidade no uso do tempo.
Saber como administrar o tempo, como tudo, é questão de autotreinamento e autodisciplina.

Você deve estar se perguntando: por que tanto auto e o que tem de relação com nosso tema?

É simples: gostamos muito mais de tomar a iniciativa do que sermos cobrados por qualquer outra pessoa sobre o mau uso do nosso tempo.
Vamos falar um pouco dos níveis de capacidade do uso do tempo: é a capacidade que temos de usar o tempo com foco na atividade a ser desenvolvida com a máxima eficácia.
Temos vários fatores que influenciam para desperdiçar o nosso tempo, tais como:

• Falta de foco.
• Excesso de e-mail.
• Excesso de tarefas.
• Excesso de papéis.
• Excesso de telefonemas.
• Excesso de reuniões.
• Procrastinar.
• Acomodação.
• Escravização pelo celular.
• Falta de concentração.
• Excesso de telefonemas.
• Excesso de reuniões.

Com tantos fatores nos influenciando reforçamos a necessidade de autotreinamento e autodisciplina.
Um fator muito interessante que muitas vezes absorve o nosso tempo é chamado de "delegação reversa".

Mas o que é isto?
O conceito é simples: é a delegação de uma atividade para um de nossos subordinados ou dependentes, que passado algum tempo, nos devolve sem completá-la e nós a aceitamos.
Quais os argumentos que normalmente são usados? Falta de tempo, não tem os recursos necessários, não entendeu exatamente o que é preciso ser feito ou ter feito errado.

A pergunta que fica é "como vamos nos livrar desta forma de delegação"?

Aqui seguem algumas sugestões:

• Resista à tentação de pegar a tarefa de volta.
• O procedimento adequado é reforçar a orientação, ainda que leve um pouco mais de tempo.
• Cuidado com o que foi feito errado, pois pode ser um pretexto para se livrar da atividade.
• A prática mostra que não aceitar a devolução e mandar fazer de novo é o procedimento correto.
• Não aceitando de volta a tarefa, raramente volta errado pela segunda vez.

Outro assunto que sempre vem à tona é sobre o consumo de tempo com o uso de telefone.
O telefone é um dos melhores meios de se comunicar no menor espaço de tempo.
Quais são algumas recomendações que poderemos sugerir para que nosso uso do telefone seja eficaz, principalmente em nossas empresas:

• Tenha agenda telefônica atualizada.
• Saiba quem será seu interlocutor.
• Cumprimente.
• Identifique-se.
• Informe empresa e seu cargo.
• Resuma o motivo da ligação.
• Tenha caneta e papel disponível para anotações.
• Seja breve.
• Seja cortês.
• Ao finalizar a ligação, agradeça.
• Utilize a secretária ou secretária eletrônica para triar as ligações.
• Não interrompa assuntos importantes para atender impulsivamente outras ligações telefônicas ou pessoas.
• Reserve períodos do dia para atendimento telefônico.
• Use o telefone fixo preferencialmente ao celular (custo).
• Sua voz deve ser clara, expressiva e natural.
• Mantenha o foco nos assuntos tratados.
• Ouça atentamente.
• Controle suas emoções.
• Seja sereno.
• Seja paciente.

Poderíamos falar de mais uma porção de coisas que tornam nossa administração do tempo ineficaz, mas vamos abordar apenas mais uma. É sobre o retrabalho.
Pense um pouco sobre as últimas atividades que desenvolveu e que precisou refazê-las por erros, esquecimentos, falta de compreensão, falta de conhecimento, falta de atenção, etc.
Está em você evitar retrabalho para você e seu time:

• Esteja treinado, treine seu time e recicle de tempos em tempos.
• Foco e atenção na tarefa.
• Tenha uma lista dos itens que quer abordar.
• Solicite os esclarecimentos que se fizerem necessários e verifique se o que entendeu está correto (feedback).
• Faça certo da primeira vez e sempre.

Esperamos que com o entendimento destes conceitos simples, aplicados na prática do dia-a-dia, possam evitar que neste Natal você seja mais um a dizer que "está numa correria intensa e não tem tempo sobrando para nada".

Autor: Lauro Volaco Empresa: IBC - Instituto Brasileiro para a Competitividade