Você aplica a ferramenta de gestão denominada Gerenciamento da Rotina - GR em sua organização? Tem atualizado e reciclado o conteúdo deste conceito, com o passar do tempo para você e seu time? Todos os setores, departamentos, divisões, etc., estão utilizando o GR de forma eficaz? Se à qualquer uma destas perguntas a resposta for negativa, você está perdendo dinheiro/competitividade e terá cada vez mais dificuldades para superar seus concorrentes e dar vida mais longa à sua organização.

O sucesso das organizações depende de vários fatores. Sabe-se que 5% do sucesso depende de hardware, 15% de software e 80% de humanware. Isto mostra que o vital para aumentar a competitividade e por conseguinte a lucratividade são PESSOAS. Esses dados não são nenhuma novidade para um empreendedor mas, a pergunta que não quer calar é: nosso pessoal, nossa equipe, nosso time, nossos funcionários, nossos colaboradores ou qualquer denominação que damos ao nosso humanware, estão preparados/treinados para os novos desafios que aparecem no dia-a-dia?

O Gerenciamento de Rotina, define as funções gerenciais e operacionais para situações normais e também para as ocorrências de anomalias. Reforça também o inter-relacionamento entre o que é o Gerenciamento de Rotina e o que é Gerenciamento pelas Diretrizes. O que o GR prega é que cada colaborador saiba exatamente suas funções para evitar sua duplicidade, ou o que é ainda pior, que atividades importantes/críticas não sejam executadas no devido tempo, por esquecimento ou indefinição das funções, podendo acarretar comprometimentos.

Os focos do Gerenciamento da Rotina são:

• padronização dos processos e do trabalho.
• monitoramento dos resultados dos processos e comparação com as metas.
• ação corretiva no processo a partir dos desvios encontrados nos resultados comparados com as metas.
• bom ambiente de trabalho (5 S’s) e na potencialização da produtividade do conhecimento humano (CCQ e Sistema de Sugestões).
• busca contínua da perfeição.
• gerente como líder de mudanças.

Fatores decisivos:

• liderança.
• educação e treinamento.
• a prática do conhecimento adquirido, agrega valor, trazendo benefícios.
• mudança é o único caminho para a sobrevivência da organização.

Para mudar a organização, para torná-la líder do mercado, precisamos de Educação e Treinamento, otimizando os processos que estão arraigados em nossos conhecimentos. Ao participar de um treinamento ou ler/estudar um livro, as pessoas adquirem conhecimento mental. Com o passar do tempo este desaparece. Quando se executa uma atividade com o conhecimento adquirido, as pessoas passam a ter conhecimento prático. Este é duradouro pois, “quem sabe, faz”. O conhecimento prático é superior ao conhecimento mental. Resta então, algo extremamente importante, que são as ações para que as mudanças se efetivem na prática.

O Gerenciamento da Rotina do Dia-a-Dia é um processo estruturado de:

• Monitoramento de resultados medidos através de indicadores de desempenho e comparados com metas.
• Tratamento de anomalias ou não conformidades que impedem o atingimento das metas.
• Análise das causas fundamentais, elaboração e implementação de plano de ação até que a anomalia ou não conformidade seja solucionada.

Queremos ainda, salientar alguns princípios básicos do Sistema de Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia:

• Clara definição da autoridade e da responsabilidade de cada colaborador.
• Padronização das atividades nos processos críticos do trabalho.
• Monitoramento dos resultados destes processos e sua comparação com as metas.
• Imediata tomada de ações corretivas no processo, a partir dos desvios/anomalias detectadas.
• Ambiente de trabalho harmonioso utilizando o máximo potencial intelectual das pessoas.
• Busca do melhoramento contínuo: busca da perfeição.

Outros temas devem ser abordados no GR, tais como:

• KPI’s.
• Reuniões periódicas de monitoramento.
• Modelo de grade de reuniões de monitoramento.
• Estrutura do diagnóstico do GR.
• Identificação e análise de anomalias.
• PDCA.
• Plano de Ação.
• Priorização de ações.
• Atividades de diagnóstico do GR.
• Planos de trabalho, etc.

Dentre as inúmeras ferramentas existentes, esta é uma das que pode contribuir enormemente para o sucesso de seu negócio!!! É claro que este é o seu propósito enquanto gestor, mas ocorre que muitas vezes ações importantes passam despercebidas por falta de conhecimento sobre ferramentas eficazes que alavancam e impulsionam nossos objetivos.
O IBC nasceu com a finalidade de auxiliar a sua organização para ser a melhor do mundo em seu ramo de negócio.

Autor: Lauro Rubens Duarte Volaco Empresa: IBC – Instituto Brasileiro para a Competitividade